Каждое предприятие, выполняя определённые действия, должно иметь документальное тому подтверждение. К числу таких документов, которые являются бумагами первичного учёта, является товарная накладная (ТН). Как правильно её оформить по форме ТОРГ-12, какие сведения она должна содержать, попытаемся рассмотреть в этой статье.
Что такое товарная накладная
Одним из главных первичных документов, используемых для ведения бухучёта, является товарная накладная. Ни одна сделка, связанная с куплей-продажей или поставкой товаров, не обходится без её оформления.
Товарная накладная является подтверждением факта отпуска (продажи) продукции другому предприятию.
Как правило, этот документ составляется в двух экземплярах: один для продавца (поставщика), а другой для покупателя.
Содержание этого документа включает:
- Список продаваемой продукции.
- Количество товара.
- Подписи и фамилии лиц, ответственных с одной стороны за отпуск товара, с другой за его приёмку.
- Печати предприятий, оформляющих сделку.

Товарная накладная является подтверждением факта отпуска (продажи) продукции другому предприятию.
Допустимо составлять этот документ в свободной форме, однако, в связи со сложившейся многочисленной практикой применения унифицированной формы, рекомендовано всё же использовать типовой образец, во избежание проблем и вопросов со стороны налоговых органов.
Накладные применяются как на больших предприятиях, занимающихся оптовой продажей товара, так и в мелкооптовых организациях, магазинах.
Заполнение этого документа, как правило, автоматизировано, ввиду использования автоматизированных систем учёта, например, 1С. Однако допускается его оформление от руки, без поправок, опечаток и помарок.
Помимо основного назначения накладной – основание списания, оприходования продукции на складе, она необходима также бухгалтерам для ведения отчётности.
Отличие товарной накладной (ТОРГ-12) от других видов
Товарная накладная (ТН) и товарно-транспортная накладная (ТТН) различаются не только по своему оформлению, но и ситуациями, в которых они используются.
ТН необходимо оформлять в любом случае, когда продаётся товар. ТТН же подлежит выдаче, когда при продаже товара используется его транспортировка.
Более того, при доставке изделий собственным автотранспортом предприятия используют бланк товарной накладной, а при привлечении сторонних организация для транспортировки — используется товарно-транспортная накладная.
По своему содержанию ТН (ТОРГ-12) содержит сведения относительно отпускаемой продукции, а ТТН, помимо вышеуказанных данных, содержит также информацию относительно используемого для перемещения транспорта.

Товарная накладная (ТН) и товарно-транспортная накладная (ТТН) различаются не только по своему оформлению, но и ситуациями, в которых они используются.
Существует еще также другая форма накладной, которая используется на предприятия – это расходная. Служит этот документ для учёта по передвижению, перемещению товаров внутри компании, например, тележки или продукты, используемые для оформления витрин. Таким образом, в отличие от товарно-транспортной накладной, расходная накладная не покидает пределы организации и не является общедоступным документом.
Обязательность оформления ТН
ТН нужна для того, чтобы:
- Продавец вёл учёт остатка продукции на своём складе, после совершения сделки.
- Покупатель вёл проверку количества, качества поступаемой продукции, а также её остаток на своём складе.
- Покупатель может использовать этот документ при возврате изделий.
- Предъявлять перевозчику, при доставке продукции автотранспортом как доказательство того, что продукция не украдена.
- Использовать как доказательство о наличии правоотношений между сторонами при необходимости обращения в суд.
- Предъявлять в налоговые органы для исчисления, уплаты необходимых налогов.
Унифицированная форма товарной накладной утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. С января 2013 года использование этих форм не является обязательным, организации наделены правом составления собственных форм таких документов. Однако, не всегда эти формы устроят налоговые органы. Поэтому, во избежание дальнейших проблем и вопросов, организации применяют утверждённый бланк.
Образец этого документа можно без труда бесплатно скачать онлайн с любого правового портала в форматах как Word, так и Excel.
Образец заполнения ТОРГ-12
При оформлении накладной ТОРГ-12 следует обратить внимание на правильность заполнения всех её полей, во избежание вопросов со стороны налоговых органов, а именно:
- Графа «Грузоотправитель» заполняется следующим образом:
- если отправителем является стороннее предприятия, с которым у поставщика заключён договор и откуда будет грузиться товар, необходимо вписать его реквизиты, а именно: название, адрес, банковские реквизиты, телефон, факс;
- если отправителем является структурное подразделение поставщика – то соответственно прописываются его реквизиты;
- при отправке продукции самим поставщиком, следует указать его собственные данные.
- Строка «Грузополучатель» заполняется на основании данных, полученных от покупателя. Следует обратить своё внимание, что это может быть иная организация, у которой следует указать: наименование, банковские реквизиты, телефон, факс.
При оформлении накладной ТОРГ-12 следует обратить внимание на правильность заполнения всех её полей, во избежание вопросов со стороны налоговых органов
- В строку «Поставщик» вписываются данные предприятия, выступающего поставщиком (продавцом), а именно: наименование, банковские реквизиты, телефон, факс, адрес.
- Графа «Плательщик» заполняется на основании данных стороны-покупателя, то есть её наименование, реквизиты, телефон, адрес.
- Строка «Основание» заполняется по имеющимся данным:
- это может быть договор, заключенный между сторонами, с указанием даты, номера;
- счёт на оплату, с указанием даты, номера, прочие документы.
- Табличная часть заполняется по данным, которые полностью должны совпадать со сведениями из счёт-фактуры, а именно:
- номер;
- название товара, его код с прописью артикула, серии и т. д.
- единицы измерения;
- упаковка;
- количество;
- при необходимости масса как нетто, так и брутто.
- цена за единицу, конечные данные с подсчётом суммы НДС.
Заверяется документ подписью главного бухгалтера и работников, осуществляющих его продажу.
Когда возможен возврат товара
Право на возврат товара предусмотрено как действующим законодательством, так и соглашением между сторонами.
По закону оформить возврат возможно в следующих случаях:
- если будет выявлено несоответствие заявленному качеству (ст. 475 ГК РФ);
- не соответствует необходимому ассортименту (ст. 468 ГК РФ);
- отсутствует заявленная комплектация (ст. 480 ГК РФ);
- отсутствует надлежащая упаковка (ст. 482 ГК РФ).
Договором или соглашением между сторонами могут быть предусмотрены иные условия и причины для возврата товара:
- при истечении его срока годности;
- если по истечении какого-то периода невозможна продажа продукции;
- в случае нарушения срока оплаты;
- при несоответствии функций (качеств) товара заявленным производственным целям покупателя;
- при обновлении требуемого ассортимента или исключении каких-либо товаров из продаж.
Порядок оформления документации при этой своеобразной процедуре следующий:
- Необходимость возврата может возникнуть до оприходования продукции на складе, то есть при его приёмке. Для этого достаточно составления акта о приёмке товара и обнаружениях расхождений по качеству или количеству по утверждённым формам, либо согласованной форме между сторонами.
- Необходимость возврата продукции возникла после того, как товар поступил на склад. Нужно надлежащим образом оформить возвратную накладную. При этом образец её заполнения несколько отличается от ТН при отпуске товара, однако в её составе нигде не прописывается причина произведенного возврата. Эти сведения указываются в прилагаемых документах.
Возвратная накладная (шаблон)
При оформлении возвратной накладной следует отметить несколько нюансов:
- Графы «Поставщик», «Грузоотправитель» заполняются с указанием адреса, банковских данных телефонов покупателя по договору.
- В строке «Грузополучатель» следует указать реквизиты поставщика (продавца) по заключённому соглашению.
- Строка «Плательщик» заполняется, если при возврате продукции покупатель намеревается получить за возвращённый товар с поставщика денежную сумму. При отсутствии таких намерений, указанную строку можно оставить пустой.
- Строка «Основание» является одной из самых главных. Следует прописать все документы, на основании которых производится возврат:
- реквизиты заключённого между предприятиями договора;
- номера, даты накладных, по которым произведено получение изделий;
- номера, даты документов, таких как дефектная ведомость, письма и т. д.
- Нумерация указанного документа присваивается по порядку, принятому на предприятии, однако, она может содержать отличия, такие как наличие буквы «В» — обозначающей возврат.
- Табличная часть заполняется в строгом соответствии с данными, прописанными в ТН, которая была при приёмке товара. Очень важно правильно указать наименование, артикула, сорта товаров, их цену. Немаловажным будет пропись итоговой суммы, а также суммы начисленного НДС.
Указанный бланк также подписывается главным бухгалтером, а также лицом, ответственным за приёмку и отгрузку товара.
Образец товарной накладной на возврат вы можете скачать на нашем сайте:

Указанный бланк также подписывается главным бухгалтером, а также лицом, ответственным за приёмку и отгрузку товара
Накладная ТОРГ-12 является документом, который подтверждает отгрузку товара с одного предприятия, а также его получение другой организацией. При помощи этой бумаги ведётся учёт и контроль остатков продукции на складе, а также заполняется бухгалтерская отчётность. Возможно составление этого документа в свободной форме, однако, во избежание вопросов со стороны налоговых органов, предпочтительнее заполнять унифицированную форму.